Những công nghệ mới và trí tuệ nhân tạo đang hứa hẹn sẽ làm thay đổi hoàn toàn bộ máy của nhiều doanh nghiệp, giúp cắt giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa lợi nhuận. Dù tiềm năng là rất lớn nhưng nếu thực hiện sai cách, chuyển đổi số có thể gây ra thiệt hại vô cùng nặng nề. Nếu thảm họa này xảy ra, nó sẽ “ngốn” của nền kinh tế thế giới 900 tỷ USD.
Vô số công ty đã thất bại đau đớn trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, kể cả những tập đoàn lớn như GE, Ford, hay P&G cũng không phải ngoại lệ. Vài năm trước, Nike đã buộc phải từ bỏ cuộc đua ứng dụng kỹ thuật số và giải thể đội ngũ kỹ sư do không theo kịp các đối thủ cạnh tranh. Chương trình xây dựng ảo LDD của LEGO cũng chịu chung số phận.
Rút cuộc, chuyển đổi số là gì và tại sao các công ty lại thất bại?
Chuyển đổi số là quá trình tích hợp các công nghệ mới vào vận hành tổ chức. Đó có thể là trí tuệ nhân tạo AI, chatbots, ứng dụng thực tế ảo AR/VR, v.v. Công nghệ được kỳ vọng sẽ giúp làm tăng năng suất lao động, tối ưu hóa quy trình nội bộ, tiếp cận thị trường mới và cuối cùng là đạt được lợi thế cạnh tranh.
Với một số người, công nghệ mang lại cảm giác mới mẻ đầy hào hứng. Những với những người khác, sự thay đổi chóng mặt của công nghệ có thể khiến họ cảm thấy hoang mang, bất tiện và thậm chí khó chịu. Một chiếc điện thoại đời mới còn có thể khiến người dùng lạ lẫm thì hãy tưởng tượng khi đội ngũ của cả công ty phải thích ứng với một hệ thống quản lý dự án mới. Đó là chưa kể đến những rủi ro về bảo mật và vận hành mà công nghệ mới có thể đem lại.
Vậy phải chăng chúng ta nên bỏ qua chuyển đổi số? Hoàn toàn không phải vậy. Việc nói không với chuyển đổi số cũng nguy hiểm không kém.
Năm 2018, công ty mỹ phẩm Lush thừa nhận trả lương thấp cho 5000 nhân viên chỉ vì hệ thống trả lương thủ công và lạc hậu của họ không thể đáp ứng với tăng trưởng. Sau đó, công ty đã phải lên kế hoạch trả bù 2 triệu USD cho nhân viên, cộng thêm 1,5 triệu USD để thiết lập hệ thống tính bù lương. Chuyển đổi số đáng nhẽ đã có thể giúp họ tránh khỏi rắc rối này.
Việc tụt lại phía sau cũng có thể khiến cho các công ty để lỡ nhiều cơ hội đắt giá. Ước tính ngành công nghiệp bán lẻ toàn cầu thiệt hại tới 2,6 tỷ USD mỗi năm chỉ vì những trang web cũ tải chậm khiến họ vụt mất khách hàng. Trong khi đó, theo một báo cáo của Gartner, 56% CEO được khảo sát nói rằng cải tiến kỹ thuật số đã làm tăng lợi nhuận cho họ. Các doanh nghiệp đáp ứng tốt về kỹ thuật số có lợi nhuận cao hơn 26% và được định giá hơn 12% so với các doanh nghiệp cùng ngành.
Vậy, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, nhưng làm thế nào để chuyển đổi thành công?
Chuyển đổi số: Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
Trước khi bắt tay vào quá trình chuyển đổi số, hãy lập kế hoạch một cách chi tiết và rõ ràng.
1. Có mục tiêu cụ thể
Bạn cần quyết định xem:
- Điều gì sẽ thay đổi
- Khi nào bắt đầu thay đổi
- Tại sao lại cần phải thay đổi
Nếu bạn có dự định đổi mới ở một bộ phận cụ thể, bạn phải xét đến việc thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức như thế nào. Đừng cố gắng thay đổi mọi thứ cùng lúc, bởi bạn sẽ tạo ra quá nhiều sự xáo trộn. Quan trọng hơn, bạn cần có mục tiêu rõ ràng cho sự thay đổi này để có thể thuyết phục những người khác trong tổ chức cùng đồng lòng thích ứng.
2. Truyền tải thông tin đầy đủ, cặn kẽ
Josh Vickery, CTO tại SquareFoot, một công ty bất động sản thương mại tại Hoa Kỳ cho rằng việc truyền tải thông tin đến các thành viên có thể quyết định sự thành bại của chuyển đổi số:
“Việc thuyết phục mọi người rằng họ cần thay đổi có thể mất thời gian hơn việc xây dựng chính công nghệ đó”.
Bên cạnh những nhân viên vốn đã rành về công nghệ, để chuyển đối số thành công, bạn còn cần thuyết phục ban lãnh đạo – những người hoạch định chiến lược cho công ty, đội ngũ nhân sự, đội ngũ IT, quản lý các phòng ban, và bản thân những nhân viên sẽ sử dụng công nghệ mới. Nếu mọi người không cùng thống nhất, chuyển đổi số sẽ thất bại.
3. Kiểm tra, sau đó triển khai
Khi thay đổi trên quy mô lớn xảy ra, bạn không thể lường trước được mọi thứ. Chính vì vậy, bạn cần thử nghiệm thay đổi trên quy mô nhỏ trước. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc tham khảo ý kiến của các đối tác bên ngoài, những người có chuyên môn về chuyển đổi kỹ thuật số. Hãy dự trù một khoảng thời gian hợp lý để hệ thống mới có thể hoạt động trơn tru.
Trong giai đoạn thử nghiệm và sau khi thực hiện, nếu nhận thấy quy trình chưa thực sự hiệu quả, hãy nhanh chóng điều chỉnh một cách linh hoạt.
>> Xem thêm: Giảm ngày làm để tăng năng suất, một doanh nghiệp thu về kết quả bất ngờ
4. Đào tạo và hỗ trợ tất cả mọi người tham gia
Thực ra, chuyển đổi số không nhất thiết phải là một việc quá to tát. Tuy nhiên mọi người – đặc biệt là nhân viên – thường có xu hướng chống lại sự thay đổi. Vì vậy, khi chuẩn bị triển khai các công cụ mới, bạn cần cân nhắc đến những thách thức, khó khăn mà nhân viên có thể sẽ gặp phải để chủ động giúp đỡ họ. Không phải ai cũng giỏi về công nghệ ngay từ đầu, bạn cần hướng dẫn họ và thậm chí thay đổi tư duy của họ.
5. Phát triển lực lượng lao động thích nghi tốt với công nghệ
Chuyển đổi kỹ thuật số không phải là sự kiện chỉ diễn ra một lần; đó là một quyết định chiến lược trong việc sử dụng công nghệ mới để giải quyết các vấn đề về hiệu suất, tự động hóa các tác vụ thủ công và đổi mới. Bạn cần một đội ngũ với khả năng đáp ứng tốt với công nghệ.
Điều này không có nghĩa là tất cả nhân viên phải học cách lập trình hoặc viết thuật toán. Tuy nhiên, hãy tạo cơ hội để nhân viên của bạn có thể trau dồi thêm hiểu biết về công nghệ bên cạnh công việc thường ngày.
Bên cạnh những kỹ năng chuyên môn, đó còn là tư duy sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, thái độ kiên cường và tháo vát, cũng như khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng. Sau cùng, công cụ mới mà bạn vừa cài đặt có thể sẽ lỗi thời chỉ sau một thời gian ngắn, hoặc đơn giản là có thể không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi của bạn. Khi đó, khả năng thích ứng mới là bí quyết thành công.
Phỏng dịch từ workable.com
The JobHopin Team