Tăng năng suất làm việc với 5 bước tạo danh sách ưu tiên

Những người có năng suất cao không hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Thay vào đó, họ tập trung chú ý vào những điều thực sự quan trọng. Những điều có ý nghĩa, đóng góp giá trị và tăng năng suất làm việc. 

Nghe điều này có vẻ dễ, nhưng nếu không có ý thức rõ ràng về mức độ ưu tiên các công việc. Hầu hết chúng ta sẽ bị sao nhãng bởi vào những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Trên thực tế, có nghiên cứu cho thấy một nhân viên trung bình lãng phí tới 41% thời gian của họ để làm những công việc có giá trị thấp.

Dưới đây là 5 bước giúp bạn tăng năng suất làm việc. Bằng cách tập trung vào danh sách các công việc ưu tiên của mình và từ bỏ những công việc ít quan trọng.

Tạo ra quyền chủ động trong các lựa chọn giúp tăng năng suất

Hãy tưởng tượng bạn bước vào một phòng trưng bày tủ lạnh. Một nhân viên bán hàng năng nổ và không biết bạn muốn loại tủ lạnh như thế nào. Vậy bạn sẽ chọn chiếc tủ lạnh phù hợp nhất với mình hay tủ lạnh mà nhân viên bán hàng muốn bạn mua?

Không có kế hoạch để cố định việc đưa ra quyết định của bạn. Bạn chỉ đang phản ứng với những nhiệm vụ mà người khác giao cho bạn. Bạn đang để những người khác — quản lý của bạn, đồng nghiệp của bạn, bạn bè của bạn — lựa chọn cho bạn.

Nếu bạn không chọn ưu tiên của mình, người khác sẽ làm. Hãy có cam kết và kỷ luật đối với việc sử dụng năng lượng và thời gian của bạn. Như vậy bạn mới có thể tăng năng suất làm việc.

Mỗi khi bạn nói “Tôi phải làm gì đó”, hãy quyết định xem đó có còn là một câu chính xác hay không nếu bạn thay đổi nó thành “Tôi chọn làm gì đó”.

Theo Greg McKeown, tác giả của chủ nghĩa Essentialism: “việc sử dụng ngôn ngữ này nhắc nhở chúng ta rằng chúng ta đang đưa ra lựa chọn, điều này cho phép chúng ta đưa ra một lựa chọn khác, cần thiết hơn”.

Giới hạn sự tập trung

Việc tự đưa ra lựa chọn giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Nhưng bạn không thể làm hết sức mình cho mọi thứ. Những người làm việc hiệu quả biết rằng chỉ có một số điều thực sự quan trọng. Họ làm ít hơn, tốt hơn.

Điều đó có nghĩa là bạn cần phải ưu tiên công việc quan trọng nhất của mình một cách thường xuyên. Nói không với phần còn lại. Ưu tiên có nghĩa là vật lộn với những đánh đổi thực sự và đưa ra những quyết định khó khăn. Nó có nghĩa là nói không với rất nhiều công việc thú vị.

Vào đầu mỗi tuần và mỗi ngày, hãy tự hỏi bản thân: “Điều quan trọng nhất tôi nên làm là gì?”. Để quyết định điều gì quan trọng nhất, hãy xem xét:

  • Đây có phải là điều phù hợp với tôi? tức là, tôi có thể cung cấp giá trị duy nhất không?
  • Có phải là thời điểm thích hợp để làm điều này? tức là, nó có cần phải xảy ra ngay bây giờ không?
  • Tôi làm điều đó vì những lý do đúng đắn? tức là tôi có đang lựa chọn nhiệt tình không?
  • Những mục nào, nếu tôi làm chúng trước, làm cho những mục khác dễ dàng hơn hoặc không cần thiết?
  • Tôi có thể làm gì hôm nay để giải quyết các vấn đề nhằm đạt được mục tiêu của nhóm

Đặt công việc quan trọng nhất vào một danh sách có thứ tự

Danh sách sáu ưu tiên không giúp bạn quyết định làm việc gì vào lúc 9 giờ sáng. Nhưng một list với 2 công việc ưu tiên có phải là tốt nhất không? Hoặc có thể bạn sẽ làm tối nhất nếu list đó có 4?

Công việc quan trọng nhất của bạn nên có dạng một danh sách từ trên xuống dưới. Mỗi người sẽ có 1 định nghĩa về sự ưu tiên khác nhau. Tuy nhiên theo chủ nghĩa hiệu dụng của Greg McKeown. Từ ưu tiên đã xuất hiện trong ngôn ngữ tiếng Anh vào những năm 1400. Đó là số ít. Nó có nghĩa là điều đầu tiên hoặc trước đó. Nó vẫn là số ít trong năm trăm năm tiếp theo. Chỉ vào những năm 1900, chúng ta mới đa dạng hóa thuật ngữ và bắt đầu nói về các ưu tiên. 

Ưu tiên có nghĩa là chúng ta có một thứ quan trọng nhất. Theo định nghĩa, nó không thể có nghĩa là chúng ta có nhiều thứ quan trọng nhất. Vì vậy, để đảm bảo một ưu tiên là quan trọng nhất, hãy lập một danh sách ưu tiên có thứ tự. Nếu bạn có thể xác định được danh sách ưu tiên của mình, việc tăng năng suất sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Tăng năng suất bằng danh sách ưu tiên
Tăng năng suất bằng danh sách ưu tiên

Đừng để việc phân tâm cản trở việc tăng năng suất

Bạn nên dành sự quan tâm đầy đủ cho danh sách ưu tiên trong một ngày. Mất tập trung là rào cản lớn nhất duy nhất của bạn đối với việc thực hiện tốt danh sách ưu tiên.

Khi bạn ngồi xuống để thực hiện danh sách công việc ưu tiên của mình, nó sẽ không dễ dàng. Bạn sẽ phải đối mặt với hàng loạt thông báo từ các app khác nhau. Mỗi lần bị gián đoạn đồng nghĩa với việc mất thời gian chuyển sự chú ý của bạn sang một việc ít quan trọng hơn. 

Sắp xếp lịch cho ưu tiên hàng đầu

Bạn đăng nhập để làm việc vào sáng thứ hai, và sếp của bạn có hai nhiệm vụ đang chờ bạn. Một là yêu cầu một cái gì đó không quan trọng nhưng cần được thực hiện nhanh chóng. Cái còn lại là quan trọng nhưng không nhạy cảm về thời gian. Bạn sẽ làm gì trong tình huống này?

Mọi người thường có xu hướng chọn những công việc khẩn cấp hơn những công việc quan trọng. Đây là hiệu ứng “khẩn cấp đơn thuần”. Việc khẩn cấp mang lại cho chúng ta sự hài lòng ngay lập tức. Nhưng nó không giúp chúng ta đạt được mục tiêu tăng năng suất.

Hiệu ứng khẩn cấp đơn thuần sẽ có tác dụng lớn khi chúng ta bận rộn hơn. Khi có nhiều việc phải làm, chúng ta có xu hướng tập trung làm những công việc nhanh để gạch bỏ danh sách. Nó giúp chúng ta cảm thấy kiểm soát được. Nhưng lại không giúp chúng ta đạt được tiến bộ trong công việc.

Để chống lại điều này, hãy chặn trước thời gian trên lịch của bạn cho công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Chặn ít nhất hai giờ một lần và chỉ tập trung hoàn thành những công việc quan trọng. Điều này giúp bạn vào chế độ “làm việc sâu”.

Bên cạnh đó, hãy dành thời gian trên các mục ưu tiên hàng đầu khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất. Năng lượng của bạn sẽ giảm dần theo thời gian, song song với mức độ quan trọng của từng công việc. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng thời gian hợp lý và tăng năng suất làm việc của mình.

Tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp.

Tham gia group Digikigai để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích khác.

Digikigai Team

Để lại một câu trả lời