Theo một báo cáo từ Society for Human Resource Management (SHRM), 92% nhà tuyển dụng thường có xu hướng tiến hành xác minh thông tin ứng viên trong quá trình sàng lọc hồ sơ. Một số khác thậm chí còn tái tham chiếu hàng năm (15%) sau khi ứng viên đi làm chính thức. Việc kiểm tra tham chiếu này thường được thực hiện với mục đích phân loại những ứng viên “sáng giá” cho cùng một vị trí khi cân nhắc về thái độ làm việc, kinh nghiệm chuyên môn cũng như khả năng thích ứng với môi trường công sở từ những góc nhìn khác nhau. Tuy nhiên, cho đến hiện tại, đối với môi trường công sở tại Việt Nam, việc xác minh thông tin ứng viên vẫn chưa hoàn toàn được hiểu và áp dụng một cách hiệu quả nhất. 

Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) là gì?

Reference Checking (Kiểm tra Tham chiếu) hay còn gọi là xác minh thông tin ứng viên được biết đến như một phương pháp kiểm tra – đối chiếu các thông tin ghi trong hồ sơ ứng viên một cách khách quan nhất. Bằng cách liên lạc và trao đổi với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ hay bạn bè thân thiết, nhà tuyển dụng sẽ không những kiểm chứng tính xác thực của các thông tin trong hồ sơ, mà còn dựa trên những góc nhìn khác đó để đánh giá về khả năng và các đặc điểm khác của ứng viên trong môi trường công sở.

Mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên này chính là để đưa ra quyết định lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau, xem xét tới yếu tố phù hợp văn hóa công ty của các ứng viên. 

Đối với một số ứng viên có nhiều năm đi làm, hồ sơ của họ thường xuất hiện một số khoảng trống về cả thời gian lẫn kinh nghiệm, xác minh thông tin ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng làm rõ về khoảng trống đó. Hơn nữa, việc tự tay mình viết những thông tin liên quan đến chính mình khiến nội dung dễ mang tính chủ quan và phiến diện. Do vậy, việc kiểm tra thông tin tham khảo đang ngày càng trở nên quan trọng, để đảm bảo sự thật cũng như tính khách quan.

Các bước tham chiếu thông tin hiệu quả 

Đối với một số doanh nghiệp, tổ chức, các nhà tuyển dụng vẫn thường bỏ qua việc xác minh thông tin ứng viên vì nhiều lý do. Phần vì cho rằng vị trí tuyển dụng không quan trọng hoặc chưa hoàn toàn hiểu rõ được tính chất của việc tham khảo ý kiến từ những nguồn thông tin khác. 

Chúng ta đều hiểu rằng đối với bất kỳ vị trí nào trong doanh nghiệp đều góp phần nhất định vào sự phát triển của tổ chức đó. Vì vậy, việc xác minh thông tin ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm tra mức độ năng lực, khả năng đóng góp với tổ chức mà còn đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với môi trường làm việc tại doanh nghiệp.

Thời điểm thích hợp

Quá trình xác minh thông tin ứng viên nếu không được thực hiện một cách khoa học sẽ ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng nói chung, nhất là khi số lượng nhân viên cần tuyển dụng của một doanh nghiệp lên đến hàng trăm. 

Sau đây là một số thời điểm có thể cân nhắc đến việc kiểm tra tham chiếu:

  • Sau khi đã sàng lọc danh sách ứng viên thông qua các cuộc phỏng vấn giai đoạn đầu 
  • Khi quy trình tuyển dụng đang đi đến giai đoạn hoàn tất và nhà tuyển dụng chuẩn bị ra quyết định
  • Và trong một vài trường hợp đặc biệt, khi nhà tuyển dụng đang phân vân một chi tiết nào đó trong buổi phỏng vấn, hãy kiểm tra thông tin bằng cách liên hệ luôn với người tham khảo

Lựa chọn cách thức và người tham chiếu

Nhà tuyển dụng thường có hai cách để nhận xác minh thông tin ứng viên: thông qua văn bản hoặc trò chuyện (qua điện thoại hoặc trực tiếp). Để có được thông tin một cách chi tiết hơn cũng như cơ hội mở rộng nội dung trao đổi với người tham chiếu, cụ thể ở khía cạnh cảm nhận về tính cách nhân viên, nhà tuyển dụng có thể sử dụng phương án gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể gửi lời mời qua email hoặc tin nhắn, với danh sách các câu hỏi nhằm xác các thông tin cơ bản của ứng viên. 

Phần lớn CV của các ứng viên luôn bao gồm mục “Thông tin người tham khảo” (Reference). Đó có thể là một người thuộc cấp quản lý trực tiếp tại công ty cũ, đồng nghiệp hoặc một người bạn thân thiết. Nếu là thông tin của một lãnh đạo cũ, đây sẽ là sự lựa chọn tốt nhất, vì họ sẽ có kinh nghiệm trực tiếp về việc quản lý ứng viên trong một khoảng thời gian nhất định. 

Nhà tuyển dụng cũng nên tận dụng các nguồn tài liệu tham khảo các được đính kèm trong hồ sơ ứng viên, chẳng hạn như các nền tảng mạng xã hội. Bởi vì, thông qua các kênh này, những tính cách và quan điểm sống của ứng viên có thể được bộc lộ một cách rõ ràng. Chưa kể đến, chia sẻ công khai của họ trên mạng xã hội phần nào cũng nói lên mối quan tâm của họ. 

 Quy trình xác minh thông tin ứng viên bao gồm các bước: 

  1. Soạn sẵn danh sách các thông tin cần kiểm chứng và các thắc mắc về ứng viên.  
  2. Gửi email giới thiệu mục đích cuộc trò chuyện sắp tới đến những người tham chiếu.
  3. Phỏng vấn/trao đổi ngắn qua điện thoại để được giải đáp từ người tham chiếu. Trong trường hợp việc cân nhắc ứng viên đó rất quan trọng, đừng ngần ngại đề nghị một buổi hẹn gặp trực tiếp.

Lưu ý các thông tin cần chuẩn bị trước buổi gặp trực tiếp:

  • Tóm lược công việc mà ứng viên đang dự tuyển và hỏi xem liệu người đó có thực sự phù hợp với công việc này
  • Tìm hiểu về phong cách, tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên một cách khéo léo
  1. Kết thúc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn họ. Đừng quên giữ liên lạc, mở rộng mối quan hệ với họ, vì rất có thể sau đó bạn muốn xin thêm thông tin về ứng viên.

Như vậy, việc xác minh thông tin ứng viên là một trong những nhiệm vụ cần thiết trong quy trình tuyển dụng, nhằm kiểm tra tính xác thực của thông tin trên hồ sơ, đảm bảo chất lượng của nguồn cung ứng viên đối với doanh nghiệp, 

JobHopin Team