Trong suốt khoảng thời gian đi làm, bạn đã tham gia tổng cộng bao nhiêu buổi họp nhàm chán rồi? Tình trạng họp hành kém hiệu quả này trở nên tệ hơn vào mùa work-from-home, khi mọi thứ chuyển hẳn sang trực tuyến. Hãy tưởng tượng bạn luyên huyên nói mà chẳng thấy được đồng đội gật gù, hay thậm chí là “ừm” một cái. Về lâu dài, những buổi họp nhàm chán không chỉ kém hiệu quả và tốn thời gian. Nó còn làm cạn kiệt sức lực của những người tham gia, đặc biệt là những người hướng nội. Làm thế nào để xua tan những buổi họp nhàm chán như thế này? Tham khảo thử tuyệt chiêu C.O.P.E nhé!
Tuyệt chiêu C.O.P.E là gì?
C là viết tắt của chữ Captain (Thuyền trưởng): Mọi con tàu đều cần một người thuyền trưởng bản lĩnh, lèo lái vươn qua bão tố và đưa hành khách đến đúng giờ. Các cuộc họp cũng tương tự, cần sự dẫn dắt để mọi người nắm được trọng tâm buổi họp và không bàn xa. Đây là người quyết định cuộc họp sẽ hiệu quả hay thất bại. Hãy chịu khó dẫn dắt các cuộc họp nhiều hơn, sau cùng bạn sẽ nhận ra chúng còn giúp bạn rất nhiều trong việc lãnh đạo.
O là viết tắt của Outcome (Kết quả): Nếu không biết mình sẽ đi đâu, bạn rất có thể sẽ lênh đênh trên biển. Để tránh trường hợp này, phải nêu rõ kết quả mong muốn ngay lúc bắt đầu họp.Trước khi gửi lời mời họp, hãy ghi chú đồng nghiệp cần chuẩn bị gì khi tham dự, mong muốn cuộc họp này sẽ giải quyết điều gì,…Làm như trên sẽ giúp đồng nghiệp chủ động nắm bắt nội dung trước khi tham gia và không bị lỡ bắt kỳ thông tin nào.
P là viết tắt của Process (Quá trình): Tương tự như đi du lịch, bạn cần lập kế hoạch chỉn chu. Dù cuộc họp lớn hay nhỏ, hãy tự lên chiến lược để họp sao cho hiệu quả nhất.
Ví dụ: Nếu bạn muốn mở một cuộc họp để chốt một vấn đề nào đó. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi như “Làm thế nào để chốt được quyết định đó?” hoặc “Có nên bỏ phiếu để đưa ra quyết định cuối hay không?”
Khi xác định rõ ràng mục tiêu và kế hoạch để đạt được nó, sự căng thẳng ở buổi họp cũng giảm đi. Không ai thích tham gia một buổi họp nhàm chán và căng thẳng cả, và ý kiến chỉ nảy sinh khi không khí xung quanh thoải mái mà thôi.
E là viết tắt của Equity (Bình đẳng): Thật không hay khi có một vài người nói hết lời, trong khi những người khác lại im lặng.
Nhưng làm thế nào để bạn khuyến khích điều đó trong các cuộc họp? Hãy tưởng tượng bạn đang họp ở công ty, mọi thứ đang diễn ra trơn tru thì một vài đồng nghiệp bắt đầu trò chuyện bên lề khiến toàn bộ cuộc thảo luận trở nên lạc trọng tâm. Hãy làm theo 3 bước: Nghe, Xác thực, Định hướng.
Đầu tiên bạn hãy Lắng nghe. Đồng nghiệp của bạn sẽ nhận ra và tự động dừng việc này lại. Đó Đây là lúc bạn vào bước Xác thực bằng cách đặt một câu hỏi như: “Tôi đặt câu hỏi được không? Lúc này chỉ cần lắng nghe ý kiến từ đồng nghiệp và Định hướng cho họ trở lại chủ đề chính. Hãy nhẹ nhàng hỏi họ: “Ý kiến của bạn nên áp dụng thế nào cho dự án lần này nhỉ?”. Lúc này bạn đã thành công trong việc định hướng lại chủ đề của buổi họp, mọi người cũng sẽ không cảm thấy căng thẳng vì nước đi này.
Xem thêm: Làm quen với khái niệm “họp vượt cấp”
Đừng lơ là ảnh hưởng của những buổi họp nhàm chán
Khi tiếp tục để những buổi họp nhàm chán diễn ra với tần suất dày đặc, những gì bạn nhận được chắc chắn là công việc bị đình trệ, không tạo ra kết quả. Chúng ta ngại lên tiếng góp ý vì sợ làm đồng nghiệp mất mặt. Bản chất của con người là sợ tạo ra hiểu lầm và bị chối bỏ khỏi hội nhóm. Để ngăn việc đó xảy ra, ta chấp nhận ngốn hàng giờ đồng hồ cho các buổi họp bất tận.
Elon Musk, CEO của Tesla và SpaceX từng viết một email cho nhân viên của mình, bày tỏ rằng ông rất xem trọng xây dựng văn hóa họp tại công sở. Elon viết: “Hãy xin phép rời khỏi phòng họp hoặc buổi họp trực tuyến khi bạn thấy mình không tạo ra thêm giá trị cho buổi họp đó. Làm thế không phải là thô lỗ, thô lỗ là khi bạn bắt ai đó ở lại và lãng phí thời gian của họ.”
Phỏng dịch TED.com
JobHopin team