khủng hoảng công sở

Giữa đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp đang nỗ lực hết mình để giúp đỡ cộng đồng và tìm cách duy trì hoạt động. Một số doanh nghiệp quyên góp tiền và các nguồn lực khác cho các bệnh viện và bác sĩ. Những doanh nghiệp khác cung cấp sản phẩm và dịch vụ miễn phí. Số doanh nghiệp còn lại đang đắn đo trong việc duy trì hoạt động, hoặc tạm thời dừng kinh doanh để đảm bảo an toàn. Để đảm bảo cho tất cả mọi hoạt động ở trên được diễn ra trơn tru nhất, đằng sau nỗ lực đó là Bộ phận nhân sự. 

Bộ phận nhân sự tiếp nhận hầu hết các yêu cầu xoay quanh chính sách làm việc và lợi ích của nhân viên. Do đó, họ được xem là bộ phận được nhân viên trông cậy nhất, từ việc xin nghỉ phép cho đến các vấn đề liên quan đến duy trì hiệu suất công việc. Đặc biệt trong khoảng thời gian này, chắc hẳn bạn nào làm nhân sự cũng đang bị deadline dí và phải giải quyết nhiều việc dồn dập cùng một lúc. Bạn không cô đơn đâu!

Có thể chính sách làm việc linh hoạt cho nhân viên mới đã có từ lâu, nhưng bạn chưa kịp chuẩn bị tinh thần cho việc toàn bộ công ty phải làm việc hoàn toàn tại nhà. Hoặc đau đầu với một luồng các câu hỏi khó trả lời như: “Liệu có nên thông báo cho mọi người nếu chẳng may có ca dương tính với Covid-19 đang làm việc trong tòa nhà?” 

Thật ra, trong giai đoạn như hiện nay, định hướng rõ ràng chưa thật sự tồn tại, nhưng chúng ta luôn có thể chia sẻ những cách làm thành công, đồng thời học hỏi lẫn nhau. Làm quen với Katerina Drakouli, Director of People Operations tại Workable, học hỏi cách mà cô tiếp cận và quản trị khủng hoảng nhé!

>>> 4 trụ cột kỹ năng người làm tuyển dụng nhân sự cần nằm lòng!

An toàn là trên hết

Katerina cho biết, bước đầu của quản trị khủng hoảng thời buổi đại dịch chính là tìm cách đảm bảo an toàn cho nhân viên của công ty. 

“Bạn không cần phải thông báo tạm dừng mọi hoạt động. Cứ bảo mọi người rằng vì đặt sức khỏe lên hàng đầu, công ty đã có chính sách mới để tất cả có thể làm việc tại nhà. Chính sách sẽ được áp dụng tạm thời trong vài ngày đầu tiên, và chính thức bắt buộc vào các ngày sau đó. Dù đã bắt đầu áp dụng, bạn cần đảm bảo đã chuẩn bị để mọi người làm việc tại nhà thật suôn sẻ, vì bạn biết đó, chúng ta không biết khi nào tình trạng này sẽ kết thúc.” 

Trong lúc lên kế hoạch để đảm bảo an toàn cho cả công ty, Bộ phận nhân sự cũng cần phải sẵn sàng giải quyết thắc mắc của họ bất cứ lúc nào. Katerina giải thích, ít nhất những ngày đầu tiên, đội ngũ của cô nhận được rất nhiều tin nhắn, email và cuộc gọi. Cũng dễ hiểu thôi, vì đại dịch diễn biến nhanh bất thường, đi kèm tin tức báo đài từ khắp nơi trên thế giới có thể khiến nhân viên bối rối. Lúc này, bộ phận nhân sự cần có thái độ cảm thông và trấn an tất cả mọi người. 

Vì thế, để quản trị khủng hoảng dễ dàng hơn, ngay lúc này bạn cần lên kế hoạch cụ thể để hỗ trợ và giải đáp thắc mắc từ nhân viên. Ví dụ: Nhân viên cần làm gì nếu cảm thấy không khỏe, Có cách nào để họ hỗ trợ các thành viên trong gia đình trong đại dịch hay không?

Bên cạnh việc giải quyết những vấn đề về chính sách, điều quan trọng bạn cần nhớ là phải đứng về phía nhân viên của mình. Thường xuyên cập nhật và chia sẻ thông tin minh bạch, để họ biết tình trạng hiện tại và các biện pháp ứng phó với Covid-19 đang được thực hiện như thế nào.  

Làm việc từ xa là trạng thái bình thường mới!

Katerina cũng nhấn mạnh một số mẹo sẽ giúp nhân viên duy trì năng suất: “Đảm bảo rằng bạn đang ở một nơi yên tĩnh, thoải mái, nơi bạn có thể tập trung. Hãy cố gắng tạo ra một môi trường không bị phân tâm trong phạm vi có thể và tùy theo hoàn cảnh. Tự giác tuân thủ giờ làm việc của bạn nhiều nhất có thể và nhớ nghỉ giải lao đúng lúc.” 

Tuy nhiên, Katerina nhắc nhở chúng ta rằng trong giai đoạn khủng hoảng, linh hoạt là “chìa khóa vàng”. Điển hình là trường hợp nhân viên của bạn có con nhỏ, họ sẽ dễ bị phân tâm hơn và khó tập trung vào công việc. Vì vậy, lúc này bạn cần thể hiện sự linh hoạt và tin tưởng nhân viên, rằng họ sẽ hoàn thành các nhiệm vụ được giao tốt thôi. 

>>> Làm việc tại nhà team vẫn đạt chỉ tiêu: “Bí kíp” cho nhà quản lý!

Tự tin vượt qua mọi thử thách

Có một sự thật là chúng ta hoàn toàn không hề chuẩn bị trước cho đại dịch này.  Thế nên việc gặp phải nhiều trở ngại trên đường là điều bình thường thôi. Cứ hít một hơi thật sâu trước khi bắt tay vào việc, sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề sáng suốt hơn. 

“Tôi nhận thấy, nỗi lo của mọi người cộng thêm căng thẳng trong công việc khiến mọi thứ trở nên nghiêm trọng hơn. Vì vậy, tôi hoàn toàn cảm nhận được rằng ai làm nhân sự vào thời điểm này đều đang đối mặt với lo âu chồng chất. Do đó, bạn cần có người thân hoặc ai đó thân thiết cạnh bên, họ sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng rất tốt.”

Quan trọng là phải giải tỏa những căng thẳng đó bằng việc đảm bảo an toàn cho mọi người, hoàn thành việc này sẽ thôi thúc bạn quay lại làm việc năng suất hơn. Trong đó, công nghệ có nhiệm vụ quan trọng ở thời điểm hiện tại, khi tất cả chúng ta phải cộng tác từ xa. Bằng công nghệ, cô đã có thêm 5 thành viên mới, dù công ty đều đang làm việc tại nhà.

Những lúc thế này là cơ hội để cùng nhìn lại tất cả những hoạt động, công việc đang làm. Xem xét liệu bạn có đang đầu tư thời gian và công sức cho đúng loại công việc hay không.  Đây cũng là lúc chuyển từ thói quen làm việc truyền thống sang một guồng quay mới thực sự đem đến hiệu quả. 

Đối với Katerina, cơ hội này nảy sinh khi cô phải tìm cách thu thập chữ ký để hoàn tất những việc thuê đó và cuối cùng, cô đã thực hiện điều đó trực tuyến. “Nếu, dựa trên luật lao động địa phương của bạn, điều đó không quan trọng, hãy để lại các tài liệu bản cứng ngay bây giờ. Có rất nhiều phần mềm rất tiện dụng có thể thực hiện hầu hết mọi việc từ xa cho bạn. Bạn có thể sắp xếp để các tài liệu được ký điện tử, bạn có thể sắp xếp cho nhiều công việc khác nhau được thực hiện và hoàn thành trực tuyến. Vì vậy, tôi không nghĩ rằng chúng ta thực sự nên ngừng tuyển dụng người. “

Cô cũng chia sẻ việc thường xuyên sử dụng công nghệ để đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng khi không thể ra ngoài. Ví dụ ký kết tài liệu bằng chữ ký số chẳng hạn. Dĩ nhiên là nếu luật tại địa phương của bạn không quá khắt khe. Hiện tại có rất nhiều phần mềm rất tiện dụng có thể thực hiện hầu hết mọi việc từ xa cho bạn. Bên cạnh ký điện tử, bạn có thể làm nhiều công việc khác nhau hoàn toàn trực tuyến. Ví dụ trải nghiệm những nền tảng như JobHopin để quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý tuyển dụng hay đặt hẹn phỏng vấn được tự động hóa.

Hãy làm tất cả những điều bạn cho là quan trọng, miễn là bạn không phải tiếp xúc với môi trường bên ngoài trong thời điểm này. Đừng quên tuân theo khuôn khổ pháp lý của quốc gia bạn, cũng như linh hoạt sắp xếp mục tiêu cần hoàn thành hoặc đang đợi bạn phía trước. Là người làm HR, hãy cố gắng suy nghĩ theo hướng sáng tạo để mọi việc diễn ra hiệu quả, ngay cả trong hoàn cảnh có khó khăn đôi chút. 

Cuối cùng, đừng quá khắt khe với bản thân. Những gì chúng ta đang cùng trải qua là khoảng thời gian lịch sự, nó chẳng dễ dàng mấy đâu và không ai thực sự có thể giải đáp giúp bạn tất cả câu hỏi. Nhưng hãy nhớ, chúng ta hiểu được đâu là thứ quan trọng nhất, chính là nguồn lực nhân sự. 

JobHopin Team

Phỏng dịch Workable

 

Are you sure want to unlock this post?
Unlock left : 0
Are you sure want to cancel subscription?