CEO OFFICE – ‘Quân bài mật’ giúp start-up hàng đầu phát triển ngoạn mục

“Behind every great CEO is a great CEO Office” là nhận định khiến chúng ta dễ hình dung nhất về tầm quan trọng của những thành viên nắm giữ vị trí CEO Office. 

CEO Office (Văn phòng Giám đốc điều hành) là một bộ phận còn khá lạ lẫm, nhất là tại thị trường Việt Nam. Nhiều startup trên thế giới đã đưa bộ phận này vào cấu trúc công ty, vì hiểu được sức ảnh hưởng của các cá nhân đảm nhiệm công việc này. CEO Office có thật sự ‘chanh sả’ như tên gọi? 

Hãy cùng JobHopin tìm hiểu bộ phận này ở góc độ người trong cuộc, đến từ 2 thành viên cốt cán thuộc bộ phận CEO Office: Chị Hân Lâm – Executive Assistant (Trợ lý Điều hành) và chị Khanh Trịnh – Strategic Project Manager (Quản lý Dự án Chiến lược): 

Nhiệm vụ hàng ngày của CEO Office

CEO Office là bộ phận chịu trách nhiệm khởi xướng, điều phối, thực hiện và giám sát những dự án có liên quan lẫn nhau. Mục đích nhằm đẩy thành tích OKR của công ty và hỗ trợ về mặt chiến lược cho CEO. 

“Những dự án CEO Office ‘gánh’ thường là những dự án không thuộc hoạt động kinh doanh thường lệ, cần sự phối hợp của nhiều bộ phận khác trong công ty”, chị Khanh Trịnh nhận định. 

Các thành viên trong CEO Office phải trả lời được những câu hỏi: Dự án này đang được team nào đảm nhận, Ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này, Timeline của dự án như thế nào, Nếu thông tin bị thiếu thì cần tìm team nào để hỏi… 

Chị Khanh Trịnh – Strategic Project Manager (Quản lý Dự án Chiến lược)

“Ngoài những hiểu biết về dự án và con người, đôi khi CEO Office còn ‘cân’ luôn những task ngoài phạm vi công việc khi nhìn thấy sự thiếu hụt về nguồn lực. Phải tìm mọi cách để hoàn thành, bất kể đó có phải trách nhiệm riêng biệt của cá nhân không, miễn sao nó đóng góp vào thành tích OKR chung của công ty”, Khanh Trịnh chia sẻ thêm. 

Một trong những nhiệm vụ của CEO Office tại JobHopin là đảm bảo các team gồm Product, Operations & Finance, Business Intelligence, Legal… hoạt động đồng bộ nhịp nhàng trong mỗi dự án. Ngoài việc thảo luận về các dự án riêng lẻ, team còn tổ chức các buổi họp hàng tháng, nơi các team tham gia phải trình bày OKR của mình và giải thích một cách chi tiết các thách thức họ đang đối mặt. Việc này giúp mọi người trong cùng một tổ chức hiểu và để tâm đến các vấn đề của nhau. 

“Khi các cuộc họp diễn ra một cách lý tưởng, mỗi team sẽ cạnh tranh tích cực bằng cách nêu lên các vấn đề của nhau và hỗ trợ đề xuất hướng giải quyết. Các cuộc họp sẽ giàu tính tương tác và hiệu quả. Đây là cách hay để các team điều chỉnh mục tiêu và theo kịp tiến độ của nhau. Những cuộc họp này đóng vai trò làm nền móng cho các cuộc họp lớn hơn với ban lãnh đạo”. 

Tại sao bộ phận CEO Office lại quan trọng?

Ngoài những bộ phận đảm nhiệm các mảng chuyên môn cụ thể như IT, Marketing, Communications, Nhân sự… CEO cần những người vừa có cùng tầm nhìn chiến lược mang tính vĩ mô, vừa biết cách biến tầm nhìn đó thành những kế hoạch, dự án, công việc với người đảm nhiệm và timeline cụ thể. 

CEO Office là đội ngũ thay CEO tiếp quản, duy trì và quản lý tiến độ dự án để CEO có thể tập trung mở rộng và dẫn dắt hướng phát triển của công ty. Đây là lý do mà ngày càng nhiều các startup công nghệ có bộ phận CEO Office, trong đó JobHopin là một ví dụ điển hình. 

Vậy tại sao lại cần CEO Office? Chị Hân Lâm – Executive Assistant cho biết: “Trong môi trường startup, đặc biệt là startup công nghệ, CEO thường đảm nhận rất nhiều vai trò khác nhau. Công ty ngày càng phát triển thì CEO sẽ bị quá tải, khó theo sát tiến độ của tất cả các dự án. Vì vậy, sẽ rất cần thêm những bộ não, cánh tay đắc lực để cùng nhau ‘lèo lái’ công ty”.

CEO Office là một bộ phận cần thiết vì họ là những người làm việc trực tiếp và thường xuyên với CEO, cũng như với các bộ phận khác trong công ty, là team đóng vai trò cầu nối trao đổi thông tin giữa CEO và các bộ phận khác một cách đồng bộ, nhanh chóng.  

Kỹ năng cần thiết để gia nhập CEO Office

Công việc thường nhật của CEO Office phải phối hợp với nhiều bên một cách mềm mại và uyển chuyển. Vị trí này đòi hỏi khả năng ứng biến, thích ứng linh hoạt, rèn luyện một bộ năng lực đa dạng về cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Ngoài ra, để làm tốt và gắn bó lâu dài với công việc này, phẩm chất trung thực và năng động là điều không-thể-thiếu. 

Tại JobHopin, CEO Office bao gồm 3 team: Dự án đặc biệt, Đối tác chiến lược và Vận hành cấp cao. Mỗi team cần thế mạnh về một vài kỹ năng nhất định. 

Hân Lâm chia sẻ: “Nếu bạn thích làm nhiều mảng và giỏi về quản lý, điều phối (đồng thời có kỹ năng thứ hai nổi trội, ví dụ, có nền tảng vững chắc về Marketing), bạn có thể sẽ hứng thú với team của Khanh Trịnh: Dự án đặc biệt. 

Chị Hân Lâm – Executive Assistant (Trợ lý Điều hành)

Còn nếu bạn giỏi về đàm phán, tạo dựng và duy trì các mối quan hệ, bạn sẽ phù hợp làm việc với Đối tác chiến lược. Nếu bạn rất giỏi về việc quản lý thủ tục, dữ liệu và quan tâm về việc theo sát tiến độ của các bộ phận công ty, team Vận hành cấp cao sẽ mở rộng vòng tay đón các bạn!” 

Cách làm việc giữa CEO Office với CEO

Điểm đặc trưng của môi trường startup là mối quan hệ giữa CEO và các thành viên trong công ty thường dễ dàng tương tác và cởi mở hơn so với các công ty/tập đoàn lớn. 

Anh Kevin Tùng Nguyễn – CEO & Founder của JobHopin là minh chứng rõ nhất cho nhận định này. Anh trao quyền cho các thành viên, đặc biệt là leader của các bộ phận, bao gồm CEO Office, để mọi người có thể chủ động và đưa ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề trong công việc, cải thiện dịch vụ và hiệu suất. 

Chị Khanh Trịnh chia sẻ cảm nhận sau thời gian dài làm việc với anh: “Dù anh Kevin là cấp trên, nhưng chưa bao giờ anh đối xử với tôi như một nhân viên cấp dưới. Tôi cảm thấy mối quan hệ của chúng tôi giống như những cộng sự hơn. Để làm tốt công việc của mình tại CEO Office, tôi và anh Kevin phải tin tưởng lẫn nhau. Sự tín nhiệm đó được thể hiện qua sự linh hoạt trong cách giao tiếp thường nhật. Nếu có việc gấp, tôi lẫn anh Kevin có thể gọi nhau bất cứ lúc nào. Tôi cũng thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo cả hai đang đi đúng hướng”. 

Làm thế nào để gia nhập CEO Office tại JobHopin?

Nếu những chia sẻ trên khiến bạn yêu thích môi trường startup và mong thử sức tại CEO Office của JobHopin, HÃY ỨNG TUYỂN NGAY để được trực tiếp dẫn dắt bởi các leader đứng đầu. 

Executive AssistantỨng tuyển ngay

Project AssistantỨng tuyển ngay

Bạn đang có nhu cầu xây dựng đội ngũ CEO Office tháo vát và giỏi giang cho doanh nghiệp của mình? 

Không biết bắt đầu từ đâu? Khổ não vì khó tìm kiếm và thu hút những nhân tài đắc lực cho CEO Office của công ty? 

Đăng ký tư vấn với chuyên gia của JobHopin ngay!