Có khá nhiều bạn trẻ hiện nay đang gặp phải vấn đề trong việc tạo thói quen tập trung, quản lý thời gian cũng như cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc hiệu quả. Không biết cách tập trung và phân bổ thời gian hợp lý sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn dù bạn có sở hữu năng lực tốt đến đâu chăng nữa. 

Nếu như đây là vấn đề mà bạn đang gặp phải thì hãy cùng học cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc trong 18 phút theo tác giả Peter Bregman – tác giả quả cuốn sách nổi tiếng mang tên “18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done” nhé.

Cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc trong 18 phút

Peter Bregman cho rằng thứ gây mất tập trung nhất chính là suy nghĩ của chúng ta. Theo đó mỗi người nên có một “nghi thức” quản lý cuộc sống theo từng ngày. Nghi thức này phải đủ rõ ràng để giúp từng người tập trung vào mục tiêu, đồng thời phải đủ hiệu quả để không bị cản đường. Cụ thể hơn thì Bregman khuyến cáo rằng kỹ năng quản lý sẽ kéo dài 18 phút và chia thành 3 bước, gồm những phút vào buổi sáng, những phút tái tập trung và những phút buổi tối:

Bước 1 – Những phút buổi sáng (5 phút)

Trước khi bạn khởi động máy tính, hãy chủ động lên lịch trình những việc cần làm, đồng  thời cần quyết định rõ việc gì nên ưu tiên thực hiện trong ngày để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể sắp xếp những việc này thành một thời khóa biểu của ngày, tương tự như một thời khóa biểu mẫu của chính tác giả Bregman như sau:

Hoàn thành tốt công việc với khách hàng hiện tại:

  • Gọi điện cho John để sắp xếp phỏng vấn
  • Viết bản báo cáo phản hồi cho Lily
  • Thiết kế kế hoạch chiến lược cho X Inc
  • Lên kế hoạch cho chuyến công tác Portland
  • Tạo kế hoạch huấn luyện với Larry
Thu hút những khách hàng tiềm năng:

  • Giữ liên hệ với Paul bằng cách gọi điện.
Viết lách và thuyết trình ý tưởng:

  • Viết bài hàng tuần cho blog
  • Viết tiếp chương sách nói về các việc cần làm
  • Gọi cho Sally để bàn về cuộc hội thảo ở Hawaii
  • Lập cuộc họp bàn với đại diện thuyết trình.
Kế hoạch cho bạn bè và gia đình:

  • Lên kế hoạch hẹn ăn tối với Eleanor
  • Gọi điện cho Jessica
  • Mời Howie và Stacy tới ăn tối
  • Về nhà lúc 6 giờ tối, cho bọn trẻ ngủ
Kế hoạch thư giãn và tập luyện:

  • Đến lớp tập Yoga
Những kế hoạch khác:

  • Đổ xăng cho xe hơi
  • Thanh toán hóa đơn
  • Mua máy in mới
  • Kiểm tra lại túi MacBook Air
  • Gọi cho Aly để bàn về bài thuyết trình lãnh đạo của cô ấy.

Bước 2 – Tái tập trung (khoảng 1 phút mỗi giờ)

Theo tác giả Bregman thì một vài gián đoạn nhỏ mỗi giờ sẽ giúp bạn kiểm tra xem lịch trình chung lập kế hoạch 1 ngày làm việc có đang đi đúng hướng hay không.

Theo đó thì bạn có thể cài đặt đồng hồ trên điện thoại hoặc máy tính để được nhắc nhở hằng giờ. Lúc này bạn có thể dành ra một phút để tập trung lại vào những điều đã được lên kế hoạch từ những phút buổi sáng. Khi nghe thấy tiếng chuông báo, bạn hãy hít một hơi thật sâu rồi tự hỏi bản thân đã sử dụng giờ đồng hồ vừa qua đủ hiệu quả hay chưa.

Cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc - JobHopin

Tiếp đó bạn hãy nhìn vào lịch trình rồi cam kết với bản thân rằng mình sẽ tận dụng một tiếng đồng hồ tiếp theo để đem đến kết quả tốt nhất. Hãy cố gắng quản lý ngày của bạn theo giờ chứ không nên để những giờ này quản lý bạn.

Bước 3 – Lập kế hoạch 1 ngày làm việc những phút buổi tối (khoảng 5 phút)

Vào những giờ phút cuối của ngày, bạn hãy tắt máy tính để xem xét những giờ vừa qua. Hãy tự vấn bản thân bằng ba câu hỏi sau đây:

  1. Ngày của tôi đã trôi qua như thế nào? Tôi đã hoàn thành được những gì và bỏ lỡ những gì? Đâu là những thách thức mà tôi đang phải chịu đựng? Tôi đã biết cách vượt qua áp lực chưa?
  2. Tôi đã rút ra được những bài học gì về cả bản thân mình lẫn về những người xung quanh trong ngày hôm nay? Ngày hôm sau tôi sẽ có những kế hoạch như thế nào? Sẽ là những kế hoạch tương tự hay khác biệt?
  3. Tôi đã tương tác với những người nào? Đâu là những nhân vật cần được cập nhật thêm? Cần phải cảm ơn họ, hỏi thêm một số câu hỏi hay chia sẻ phản hồi cùng họ?

Trên đây là phương pháp lập kế hoạch 1 ngày làm việc trong 18 phút để sống trọn mỗi ngày theo tác giả nổi tiếng Peter Bregman. Chỉ với 3 bước đơn giản là những phút buổi sáng, phút tái tập trung và những phút buổi tối là bạn đã có ngay một lịch trình làm việc hiệu quả, giúp bản thân tận dụng tiềm năng, biến những dự định công việc phù hợp thành thành tựu trong cuộc sống.

JobHopin Team