Với một nhà quản lý, trước khi chính thưc bước vào một dự án hoặc chiến lược nào đó thì điều đầu tiên cần phải làm chính là lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch luôn được xem là nền tảng vững chãi, giúp nắm bắt phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai, giảm sự tác động của các sự thay đổi môi trường, tránh lãng phí và dư thừa nguồn lực, vv… Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem đâu là những bước lập kế hoạch chi tiết để đạt được thành công nhé!
Bước 1 – Xác định nhu cầu của khách hàng và gặp gỡ các bên liên quan
Bên liên quan là bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào bị ảnh hưởng bởi kết quả dự án của bạn, bao gồm cả khách hàng cũng như người dùng cuối. Việc đầu tiên bạn cần làm chính là lên danh sách tất cả các bên liên quan, luôn chú ý tới lợi ích của họ khi lập bản kế hoạch cụ thể.
Việc gặp gỡ với các bên liên quan chính là để thảo luận về nhu cầu cũng như điều mà họ đang mong đợi để từ đó có thể thiết lập được cơ sở và phạm vi của dự án (cả ngân sách và thời gian). Tiếp đó cần tạo ra một tài liệu tuyên bố phạm vi để đảm bảo truyền đạt chi tiết tới tất cả mọi người, giảm thông tin sai lệch.
Bước 2 – Đặt mục tiêu và ưu tiên mục tiêu
Khi đã có được danh sách nhu cầu và nguyện vọng của các bên liên quan, bạn hãy ưu tiên chúng để đặt mục tiêu cụ thể. Hãy tiếp tục với kỹ năng nhận định và xếp hạng những ưu tiên mục tiêu dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Những mục tiêu, tư tiên từ cao đến thấp dần này sẽ là điều cho bạn động lực để phấn đấu.
Bước 3 – Xác định cụ thể các bước thực hiện
Bạn cần xác định cụ thể xem điều bạn dự kiến thực thi là gì. Tiếp theo, cần ước tính một giới hạn thời gian cho mỗi lần thực thi kế hoạch. Các mốc thời gian cụ thể có thể xác định khi bạn xem xét lịch biểu của dự án, sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố để các bên liên quan đều hài lòng. Hãy đặt các mốc quan trọng về thời hạn cũng như nhiệm vụ thực thi cụ thể.
Bước 4 – Tạo lịch trình dự án
Hãy xem xét riêng từng phần có thể thực thi, xác định được chuỗi nhiệm vụ cần hoàn thành rồi hoàn thành từng tác vụ. Riêng với các tác vụ, cần xác định khoảng thời gian cần thiết, lượng tài nguyên cần thiết, đồng thời xác định xem la sẽ chịu trách nhiệm việc thực thi này.
Tiếp đó bạn cần xác định các yếu tố phụ thuộc có liên quan tới việc thực thi. Xem xem mình có phải hoàn thành các tác vụ nhất định để người khác có thể bắt đầu không?
Bước 5 – Xác định vấn đề, hoàn thành đánh giá rủi ro
Bất cứ dự án nào cũng đều đối mặt với nguy cơ rủi ro. Hãy cố gắng xem xét xem có vấn đề trước mắt nào có thể ảnh hưởng tới quá trình lập dự án hay không? ví dụ như một thành viên chính sắp có kỳ nghỉ, vv… Có những tình huống bất khả kháng nào dễ gây trục trặc? ví dụ như các ngày lễ, mùa cao điểm bận rộn, việc tái sắp xếp các bộ phận, vv…
Mỗi khi phát triển dự án, bạn cần xem xét các bước mình nên thực hiện để phòng ngừa rủi ro và những tác động tiêu cực của chúng. Bạn cũng có thể tạo ra những “bộ đệm thời gian” xung quanh nhiệm vụ để giữ cho dự án luôn đi đúng hướng, không bị rơi vào cảnh bị chậm trễ và bị động.
Bước 6 – Trình bày kế hoạch cho các bên liên quan
Ở bước này, bạn sẽ phải giải trình các kế hoạch của mình, đề cập đến kỳ vọng của các phía liên quan, trình bày những giải pháp của mình trước bất cứ khúc mắc nào. Hãy đảm bảo cho phần trình bày của mình có được tính khách quan, luôn tạo điều kiện để các bên liên quan thảo luận cởi mở.
Tiếp đó thì bạn cần xác định rõ ràng về vai trò: Xem ai là người cần xem báo cáo? Quyết định nào và cần được phê duyệt bởi những ai? Hãy làm cho bản kế hoạch trở nên rõ ràng, càng dễ tiếp cận càng tốt.
Hãy cung cấp đầy đủ thông tin quản lý dự án, giúp các bên dễ theo dõi tiến trình, đồng thời chia sẻ nội dung được cập nhật, được chỉnh sửa mà không cần điền lịch của bạn bằng các cuộc họp.
Vừa rồi là các bước lập kế hoạch dự án tiêu biểu dành cho người quản lý. Bạn hãy tham khảo thật kỹ lưỡng và lập ra một bản kế hoạch thật rõ ràng và chi tiết trước khi bắt đầu một dự án quan trọng trong thời gian sắp tới nhé.
JobHop Team