Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng đối với với những ai khao khát thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống. Dẫu rằng bạn có ý thức lập ra một danh sách những việc cần làm và những việc có thể bỏ qua thì khó khăn nhất vẫn là phải thực hiện chúng như thế nào. Nếu như đây chính là điều ngăn cản bạn bước đến thành công thì hãy cùng tìm hiểu về bí quyết lên kế hoạch công việc chỉ trong 18 phút của ông Jack LaLanne – một chuyên gia sức khỏe nổi tiếng nhé.
Bí quyết lên kế hoạch công việc của Jack LaLanne
Jack LaLanne là một người biểu diễn, một chuyên gia về sức khỏe và một người đàn ông am tường nhiều bí quyết. Ông được biết đến là người đã tự trói tay mình vào một chiếc thuyền đầy người rồi vừa bơi vừa kéo thuyền đi hơn 1 dặm. Chương trình truyền hình riêng của ông là The Jack LaLanne Show chính là chương trình sức khỏe được phát sóng trong thời gian dài nhất – 34 năm. Bên cạnh đó thì Jack còn được biết đến với vai trò là nhà phát minh của một loạt máy tập thể dục, tiêu biểu có thể kể đến loại máy sử dụng ròng rọc và tạ rất phổ biến trên toàn thế giới.
Ở độ tuổi 94, Jack vẫn dành ra 2 tiếng vào buổi sáng để tập thể dục, bao gồm 30 phút đi bộ và 90 phút nâng tạ. Những bài tập này được thực hiện với mục tiêu lớn là vào đúng sinh nhật 95 của mình, Jack sẽ bơi 20 dặm từ bãi biển California tới đảo Santa Catalina. Ông đã đặt ra một kế hoạch cụ thể và biến nó thành hiện thực theo những bước hết sức quy củ, quản lý thời gian cũng cần có một lịch trình tương tự như thế. Đó là việc không thể thực hiện chỉ dựa vào một danh sách mơ hồ, nó cần phải được diễn ra liên tục với cường độ tập trung cao. Tóm gọn lại thì các bạn có thể nắm gọn bí quyết của Jack LaLanne chỉ trong 3 bước và 18 phút đồng hồ.
Quy tắc làm việc theo trình tự
Bước 1 – Lập kế hoạch trong ngày (5 phút)
Trước khi khởi động máy tính, bạn hãy viết ra giấy những việc cần thực hiện trong ngày, xem việc gì sẽ xúc tiến để giúp bạn tiến tới mục tiêu, hoàn thành một ngày với cảm giác thành công. Tiếp đến hãy sắp xếp kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Ta có thể xếp những việc khó nhất và quan trọng nhất lên đầu giờ làm việc. Nếu như kế hoạch của bạn không khớp với lịch làm việc này thì hãy kiên nhẫn làm lại, sắp xếp một lần nữa những điều cần ưu tiên.
Cuốn sách The Power of Full Engagement của tác giả Jim Loehr và Tony Schwartz đã miêu tả trường hợp một nhóm phụ nữ thực hiện bài tập luyện ngực trong vòng 30 ngày. 100% người đã trả lời việc mình sẽ luyện tập ở đâu và khi nào hoàn thành bài tập, trong khi đó thì chỉ có 53% người không trả lời câu hỏi là thực hiện được đúng dự định của mình.
Nếu như bạn muốn hoàn thành công việc một cách mỹ mãn , hãy quyết định rõ mình cần lầm ở đâu và vào khoảng thời gian nào. Nếu không thì hãy loại nó ra khỏi bản kết hoạch.
Bước 2 – Tìm lại sự tập trung (1 phút mỗi giờ)
Bạn hãy canh chỉnh lại đồng hồ hoặc thiết bị điện tử của mình để chúng nhắc nhở mình hằng giờ. Khi được nhắc, bạn hãy dành ra một phút để thở sâu, xem xét lại bản kết hoạch và tự vấn rằng mình đã thực hiện kế hoạch hôm nay một cách hiệu quả chưa. Tiếp đó thì bạn hãy cẩn thận xem xét về việc mà mình cần làm trong 1 giờ tiếp theo. Tóm lại thì bạn cần phải quản lý công việc của mình từng giờ, đừng để bản thân mình bị chi phối bởi thời gian hoặc bị xao nhãng vì những điều vặt vãnh.
Bước 3 – Đánh giá lại (5 phút)
Ở bước này, bạn hãy tắt máy tính rồi đánh giá lại toàn bộ những công việc mà mình đã làm trong ngày. Bạn cần tự hỏi bản thân xem mình đã thực hiện những công việc gì, đã dành sự tập trung vào những vấn đề nào, đã bị phân tâm ở đâu, song song với đó thì bạn hãy xem điều gì có thể giúp mình làm việc hiệu quả hơn vào ngày mai.
Hy vọng những bí quyết trên sẽ giúp bạn có thể lên kế hoạch công việc dễ dàng. Chỉ 18 phút mỗi ngày, bạn sẽ có một ngày làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết!